A Gestão de Contratos em Empreendimentos Complexos - Gerenciamento da Comunicação na Linha 15-Prata

O Metrô possui em sua organização segmentos tradicionalmente estruturados e empreendimentos complexos, com inúmeras interfaces, que demandam soluções inovadoras, frente a desafios inéditos. Tornando, desta forma, a comunicação fundamental para viabilizar o andamento dos processos contratuais. 

Neste cenário, as atribuições da coordenação de gestão de contratos da GEM, assim como nas demais gerências, perpassam por toda sua estrutura, concentrando, assim, demandas internas e externas. 

Para o desenvolvimento das atividades desta coordenação, podemos relacionar diversas ações de comunicação para melhorar o desempenho de seus processos. A comunicação com as áreas de custos (GCE) e compras (GCP) foram aprimoradas em momentos importantes, evitando apenas o processo tradicional formal. As áreas técnicas de engenharia (GPR e GPM) passaram a utilizar o histórico de lições aprendidas de forma a minimizar processos de aditamentos contratuais. 

Dentre tantas interfaces, cabe destacar a melhoria da comunicação entre a GEM e Gerência Jurídica - GJU como fator preponderante no apoio à tomada de decisões pelo gestor e total suporte à gestão dos contratos e fatos supervenientes presentes em um empreendimento desta magnitude. 

Desde 2013, o Coordenador de Contratos, vinculado ao Departamento de Consultoria Jurídica, realiza semanal ou quinzenalmente plantão jurídico nas dependências da GEM para tratar os temas que demandam análise conjunta. A decisão do gestor tem amparo jurídico, permitindo definir estrategicamente as ações tomadas ao longo do tempo. 

Com a aproximação na relação entre a GEM e a GJU verificamos resultados concretos como: 

Celeridade na emissão de pareceres jurídicos, com antecipação de questões, e redução de ruídos de comunicação e entendimento; 

Gestão de contratos harmônica, com decisões do gestor do contrato tomadas levando-se em consideração possíveis riscos jurídicos envolvidos; 

Processos Administrativos ágeis, com intervalo de tempo menor, entre a instauração, análise das fases e encerramento, com decisão final. 

A melhoria da comunicação entre os agentes internos e externos à unidade organizacional traz ganhos na resolução de conflitos, na eficiência administrativa, evitando retrabalhos, melhora a sinergia da equipe, e culmina numa gestão dos contratos administrativos mais fluida e consistente.